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Uma exigência da Junta atrasa a autenticação e gera retrabalho. Conhecer os erros mais comuns ajuda a evitá-los.

Termos de abertura e encerramento incorretos

Termos ausentes, com dados divergentes do contrato/estatuto ou fora do padrão são uma causa frequente de exigência.

Divergência de dados

Informações que não batem com o registro da empresa — razão social, CNPJ, sequência de livros — costumam travar o processo.

Escrituração inconsistente

Saltos na numeração, deliberações fora de ordem cronológica ou registros que não conversam com o histórico societário geram questionamento.

Como evitar

A melhor prevenção é preparar os livros conforme as regras vigentes e revisar a consistência antes de protocolar. É o que fazemos no serviço de livros societários digitais.

Elaborar os livros é só parte do trabalho: para produzirem efeito, muitos precisam ser autenticados perante a Junta Comercial, seguindo a regulamentação do DREI.

O que é a autenticação

A autenticação é o ato pelo qual a Junta reconhece formalmente os livros. Hoje, ela ocorre majoritariamente em meio digital, com os termos de abertura e encerramento e os requisitos técnicos exigidos.

Passo a passo

Preparamos os livros no formato adequado, incluímos os termos exigidos, protocolamos na Junta e acompanhamos o processo até a autenticação, cumprindo eventuais exigências.

Atenção aos requisitos

Formato, termos e assinaturas fora do padrão geram exigência e atraso. Por isso, vale preparar os livros de acordo com as regras vigentes desde o início.

O livro de registro de ações nominativas é um dos livros centrais da sociedade anônima. É nele que a companhia formaliza quem são os titulares de suas ações.

O conteúdo essencial

Em regra, o livro identifica os acionistas, a quantidade e a espécie/classe das ações de cada um, a forma de integralização e as informações necessárias para individualizar a titularidade.

Transferências e ônus

As transferências de ações e a eventual constituição de ônus ou gravames (como usufruto ou penhor) também precisam ser refletidas nos livros próprios, mantendo o registro sempre atualizado.

Por que manter em dia

É esse registro que comprova quem detém o capital da companhia. Um livro incompleto ou desatualizado gera insegurança na comprovação de titularidade e é um ponto crítico em qualquer due diligence.

Muitas empresas ainda mantêm livros societários antigos em papel. A migração para o formato digital moderniza o acervo e facilita a manutenção futura.

O que se preserva

Os registros já autenticados em papel continuam válidos. A migração organiza a continuidade da escrituração no formato digital, sem descartar o histórico anterior.

Como funciona

Avaliamos os livros físicos existentes, definimos o ponto de continuidade e preparamos os livros digitais com os termos de abertura e encerramento adequados, conduzindo a autenticação na Junta.

Vantagens do digital

Além de atender à forma atualmente exigida, o formato digital facilita a guarda, a consulta e a atualização periódica dos livros, reduzindo o risco de extravio.

É comum encontrar empresas com anos de deliberações que nunca foram escrituradas nos livros. A boa notícia: dá para regularizar o passivo societário de forma organizada.

Diagnóstico primeiro

O ponto de partida é reunir o contrato ou estatuto, as alterações, as atas existentes e o histórico de movimentações societárias. A partir disso, mapeamos o que ocorreu e o que deveria ter sido registrado.

Reconstrução da escrituração

Reorganizamos, em ordem cronológica, as deliberações, transferências, subscrições, aumentos de capital e demais eventos, elaborando os registros que faltam de forma consistente com o histórico real da sociedade.

Autenticação

Com os livros elaborados, conduzimos a autenticação perante a Junta Comercial e o cumprimento de eventuais exigências, deixando a empresa em dia.

Por que não deixar para depois

Livros atrasados costumam aparecer no pior momento — em uma due diligence, na entrada de um investidor ou em um conflito. Regularizar antes é mais barato e menos arriscado.